Ana Mafalda Moreira Matos Viegas
Resumo do currículo
30 anos de experiência na organização de documentação e gestão de correspondência. Profissional com foque na coordenação de agendas, gestão de tempo e transcrição eficaz de dados, para a contribuição da eficiência e sucesso da organização. Profissional com ótima capacidade de comunicação e bons conhecimentos em programas. Capaz de lidar com ambientes em contínua transformação, com foco na resolução de problemas.
Visão geral
29
29
Languages
4
4
years of post-secondary education
14
14
years of professional experience
Experiência profissional
Técnica administrativa
OK Saúde Lda
Massamá, Portugal
2018.04 - atual
- Elaboração de relatórios simples e folhas de cálculo para apoio à tomada de decisões administrativas.
- Execução de processos de realizações de exames de saude
- Receção de chamadas telefónicas e encaminhamento para departamentos específicos, com foco numa comunicação eficaz.
- Separação de documentos físicos e digitais, de forma a manter o fácil acesso às informações.
- Suporte na gestão de contas a pagar e a receber, incluindo o lançamento de faturas.
- Preparação de documentos, de maneira a assegurar a conformidade com as regulamentações vigentes.
- Receção de visitantes e fornecedores, com o fim de oferecer um atendimento cordial.
- Coordenação de agendas e compromissos dos gestores, de modo a garantir o cumprimento de prazos.
- Tratamento de informações confidenciais com discrição, de modo a respeitar as políticas de privacidade.
- Atendimento telefónico e respetivo encaminhamento, de forma a dar apoio e a estabelecer uma comunicação saudável e profissional.
- Preparação de faturas e verificação de números, para garantir transações financeiras corretas.
- Execução de tarefas relacionadas com fotocópias, monitoramento e encaminhamento de documentos via fax e e-mail, de forma a garantir a transmissão correta de informação.
- Organizações de base dados de preços para maximizar as oportunidades de negócios dos produtos hospitalares;
- Controle de faturas pendentes;
- Atendimento dos clientes, apoio na satisfação dos mesmo e na resolução de problemas.
Administrativa
CRM-Clinica de Rio de Mouro
Rio de Mouro
2017.10 - 2018.04
- Receção dos utentes;
- Gestão de Agendamentos;
- Facturação de atos médicos;
- Gestão de Stock de Material;
- Preparação de gabinetes médicos;
- Esterilização de material;
- Abertura e fecho de caixa;
- Assistência à dentária;
Administrativa
Equilibrios- Clinica de terapias complementares
Cacém
2017.09 - 2017.07
- Atendimento de telefónico e presencial;
- Receção e encaminhamento dos paciente;
- Tratamento de correspondência;
- Gestão de agenda de terapeutas;
- Organização de arquivos;
- Realização e facturação de notas de encomendas;
- Receção e gestão de stock e economato;
- Limpeza e organização de gabinetes;
- Atualização de página da Internet;
Customer Service Assistant
Advanced Accelerator Applications Portugal
Lisboa
2012.06 - 2012.08
- Apoio Administrativo à Diretora Comercial;
- Execução de tarefas administrativas de expediente geral;
- Execução de contratos administrativos com fornecedores, parceiros e clientes;
- Elaboração de arquivos;
- Elaboração de pedidos e acompanhamentos de toda a logística até ao cliente final;
- Elaboração de guias de remessa;
- Consulta, elaboração e acompanhamento de concursos públicos;
Business Unit Assistant
MSD / Schering- Plough Farma, LDA
Oeiras
2012.05 - 2012.08
- Organização, coordenação e controle de todos
- Procedimento burocrático referente à Compliance dos eventos;
- Organização e realização de conferências, congressos Nacionais e Internacionais, programas de formação pós graduada e apoios individuais de formação pós- graduada da UN Specialties (Unidade de Negócio Especialidades) nas áreas Oncologia, Virologia, Antifúngicos e Anestesia;
- Elaboração de todo
- Processo referente às reuniões de ciclo da UN;
- Assegurar
- Total cumprimento das normas da compliance dos eventos;
- Organização de uma base dos mesmos;
- Suporte às atividades da Força de vendas no aluguer de salas para reuniões, reserva de alojamentos, viagens e aluguer de viaturas;
- Organização, coordenação e controle de todo
- Procedimento burocrático referente ao material promocional;
- Assegurar a elaboração e aprovação dos contratos de prestações de serviços respeitantes aos projetos da Unidade de negócio;
- Controle e manutenção de adjudicações e consultas fornecidas pela Unidade de negócio;
- Organizações de base dados de preços para maximizar as oportunidades de negócios dos produtos hospitalares;
- Assegurar
- Controle de faturas pendentes;
- Cálculo e controle do Budget da Unidade de Negócio;
- Atendimento dos clientes, apoio na satisfação dos mesmo e na resolução de problemas.
Sales & Marketing Assistant
Saninter - Serviços Internacionais e Farmacêuticos, S.A.
Lisboa
2005.08 - 2005.08
- Elaborar e gerir
- Mapa de visitas das Equipas de Vendas;
- Planear, coordenar e realizar acções de formação para Farmacêuticos;
- Atendimento dos clientes, apoio na satisfação dos mesmos e na resolução de problemas;
- Garantir a resposta eficiente da empresa no controle e gestão das notas de encomenda e organização de uma base de dados das mesmas.
- Atendimento ao cliente, apresentação de sugestões e esclarecimento de dúvidas sobre os produtos e serviços oferecidos.
- Flexibilidade na realização de atividades extras à função quando necessário, auxiliando colegas e superiores pelo benefício da equipa.
- Resolução de problemas dos clientes, de forma a manter a gentileza e a calma em momentos desafiadores.
Business Unit Assistant
Schering-Plough Farma, LDA
Cacém
2004.07 - 2004.08
- Apoio administrativo nas áreas Hospitalar, Sistema Nervoso Central, Oncologia e Virologia.
- Análise de documentos e realização de relatórios, com atenção aos detalhes e possíveis discrepâncias.
- Resolução de problemas diários, com autonomia e segurança na tomada de decisões, de forma a alcançar resultados desejados.
- Participação em dinâmicas de aprendizagem na área a fim de atualizar os conhecimentos e impulsionar o desenvolvimento profissional e pessoal.
- Atendimento ao cliente, apresentação de sugestões e esclarecimento de dúvidas sobre os produtos e serviços oferecidos.
Formação académica
Curso de Secretariado -
Instituto de Formação Profissional INFORINF
Cacém 1999.09 - 2000.06
Curso de Assistente de Bordo -
Escola de Aviação AEROPILOTO, Companhia de aviação AIR LUXOR/ AIR MADEIRA
Sintra 1998.01 - 1998.11
Frequência até ao 3º ano do Curso de Guia Intérprete Nacional -
Escola Superior de Hotelaria e Turismo do Estoril (ESHTE)
Estoril 1995.09 - 1998.06
Competências
- Gosto e capacidade de aprendizagem, espírito de equipa, capacidade de adaptação a ambientes multiculturais
- Competências digitais - Greiha de auto-avaliação
- Conhecimento dos sistemas IFP2000, SAP, Dentoral, Moloni e Carview
- Atenção ao detalhe e precisão nas tarefas
- Profissionalismo e simpatia no atendimento ao cliente
- Familiaridade com software de contabilidade
- Agilidade na gestão de arquivos e documentos
- Confidencialidade e ética profissional
- Atenção ao detalhe, para a revisão e correção de documentos
- Agilidade para tomada de decisões
- Conhecimentos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
COMPETÊNCIAS PESSOAIS
Língua materna: português
Línguas estrangeiras
COMPREENDER
FALAR
ESCREVER
Compreensão oral
Leitura
Interação oral
Produção oral
inglês
C2
C2
C1
C1
C1
francês
A2
A2
A1
A1
A1
alemão
A1
A1
A1
A1
A1
Níveis: A1 e A2: Utilizador básico - B1 e B2: Utilizador independente - C1 e C2: Utilizador avançado
Quadro Europeu Comum de Referência para as Línguas.
INFORMAÇÃO ADICIONAL
- Ações de Formação realizadas:
- "Saber estar, falar e escrever no atendimento ao cliente" - CENERTEC
- "Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho" - Clínica Equilíbrios
- "Gestão de Tempo e Stress"- empresa Sinálise;
- "Good Documents" - Schering-Plough Farma LDA;
- "Workshop de Comunicação e Trabalho em Equipa" -Schering-Plough Farma, LDA
- "Tratamento de Dados Pessoais"
Cronologia
Técnica administrativa
OK Saúde Lda
2018.04 - atual
Administrativa
CRM-Clinica de Rio de Mouro
2017.10 - 2018.04
Administrativa
Equilibrios- Clinica de terapias complementares
2017.09 - 2017.07
Customer Service Assistant
Advanced Accelerator Applications Portugal
2012.06 - 2012.08
Business Unit Assistant
MSD / Schering- Plough Farma, LDA
2012.05 - 2012.08
Sales & Marketing Assistant
Saninter - Serviços Internacionais e Farmacêuticos, S.A.
2005.08 - 2005.08
Business Unit Assistant
Schering-Plough Farma, LDA
2004.07 - 2004.08
Curso de Secretariado -
Instituto de Formação Profissional INFORINF
1999.09 - 2000.06
Curso de Assistente de Bordo -
Escola de Aviação AEROPILOTO, Companhia de aviação AIR LUXOR/ AIR MADEIRA
1998.01 - 1998.11
Frequência até ao 3º ano do Curso de Guia Intérprete Nacional -
Escola Superior de Hotelaria e Turismo do Estoril (ESHTE)
1995.09 - 1998.06